Письмо администратору Карта сайта На главную
Герб и флаг Республики Беларусь Герб города Новополоцка
Главная
Наш город
Городской исполнительный комитет
Городской Совет депутатов. Боровухский поселковый Совет
Официальное опубликование
Обращения граждан и юридических лиц
Правопорядок
Экономика
Инвесторам
Недвижимость
Госрегистрация и ликвидация субъектов хозяйствования
Организации и учреждения
Сфера услуг
Образование
Здравоохранение
Культура, отдых, спорт, туризм, досуг
Городские СМИ
Новости
Архив публикаций
Общественные обсуждения
Объявления
Афиша
Расписание движения транспорта
Контакты
Вопрос-Ответ
Телефоны первой необходимости
Одно окно
Пограничная безопасность
Концепция национальной безопасности Республики Беларусь
Карта сайта

Сайт ХIХ Всемирного фестиваля молодежи и студентов

 

2017 - Год науки в Беларуси

ДЕНОМИНАЦИЯ-2016

Official Website of the Republic of Belarus
Новости
Новые тарифные планы Интернет-провайдера «Вектор»
Главная arrow Обращения граждан и юридических лиц arrow Порядок рассмотрения обращений
Версия для печати

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ И ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ПО НИМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В НОВОПОЛОЦКОМ ГОРОДСКОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ

  

ГЛАВА 1

 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 года № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» (далее Указ № 498), постановлением «Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 года № 1786 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей».

 

Настоящая Инструкция определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее, если не указано иное, – обращения) в Новополоцком городском исполнительном комитете (далее – горисполком).

 

Действие настоящей Инструкции не распространяется на переписку (запросы) государственных органов, организаций, их структурных подразделений при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

 

Делопроизводство по обращениям в горисполкоме осуществляется отдельно от других видов делопроизводства.

 

Делопроизводство по обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений горисполкома, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям, поданным в письменной, устной или электронной форме.

 

Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе внесенным в книгу замечаний и предложений горисполкома, и юридических лиц в горисполкоме ведется централизованно.

 

 

ГЛАВА 2

ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПОДГОТОВКА К РАССМОТРЕНИЮ И УЧЕТ ОБРАЩЕНИЙ

 

Все поступившие в горисполком письменные обращения принимают работники сектора по работе с обращениями граждан и юридических лиц горисполкома (далее – сектор) в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

 

Поступившие в горисполком письменные и электронные обращения проверяются работниками сектора на соответствие требованиям Закона, анализируются по содержанию и тематике для внесения предложений о направлении обращений в государственные органы, организации для рассмотрения по существу в соответствии с их компетенцией с соблюдением принципа первоначального рассмотрения обращения на местах либо об оставлении обращений без рассмотрения по существу. Устанавливается наличие обращений заявителя по одному и тому же вопросу (вопросам), поступивших в горисполком в течение, как правило, не более двух лет.

 

В ходе приема письменных обращений непосредственно от заявителей в случае необходимости даются разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции сектора.

 

При приеме письменных обращений, поступивших по почте, работниками сектора проводятся проверка правильности их доставки, целостности упаковки конвертов и сверка по реестрам заказной корреспонденции.

 

Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

 

Все поступившие в горисполком обращения регистрируются в установленном порядке в секторе в день их поступления, а если обращения поступили в нерабочий день (нерабочее время), – не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.

 

Обращения, ошибочно доставленные в горисполком, не регистрируются и направляются по назначению, а при невозможности установления адресата возвращаются отправителю с отметкой «Ошибочно доставлено».

 

Поступившие в горисполком электронные обращения пересылаются уполномоченными лицами на определенные для этой цели электронные адреса сектора, иных структурных подразделений горисполкома.

 

При поступлении в горисполком электронных обращений создаются их бумажные копии, которые регистрируются в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.

 

При поступлении в горисполком, структурные подразделения горисполкома более десяти электронных обращений аналогичного содержания от разных заявителей создаются бумажные копии десяти обращений, которые регистрируются под одним регистрационным индексом.

 

Устные обращения поступают в горисполком в ходе личных приемов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, проводимых председателем горисполкома, первым заместителем председателя горисполкома, заместителями председателя горисполкома, управляющим делами горисполкома (далее – руководство горисполкома).

 

Регистрация обращений осуществляется в горисполкоме с использованием автоматизированной регистрационно-контрольной формы.

 

Регистрационно-контрольная форма по обращениям граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц содержит реквизиты согласно приложениям 1, 2.

 

 Регистрационный штамп на письменном обращении и (или) бумажной копии электронного обращения ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте, на нем указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

 

Регистрационный индекс обращения гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, состоит из номера дела по номенклатуре, начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера поступившего обращения (например, № 01-25/Л-145). Регистрационный индекс обращения юридического лица состоит из номера дела по номенклатуре и порядкового номера поступившего обращения (например, № 01-27/159). Регистрационный индекс коллективного обращения состоит из буквенного обозначения «Кол» и порядкового номера поступившего обращения (например, № Кол-145). Регистрационный индекс электронных обращений, носящих массовый характер, состоит из буквенного обозначения «мх» и порядкового номера поступившего обращения (например, № Мх-145). Регистрационный индекс анонимного обращения состоит из буквенного обозначения «Ан» и порядкового номера поступившего обращения (например, № Ан-145).

 

Сопроводительные письма к обращениям, направленным в горисполком государственными органами, организациями, регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с обращениями. Сопроводительным письмам присваивается регистрационный индекс обращения.

 

В случаях, когда государственному органу, организации, направившим обращение в горисполком, требуется сообщить результаты рассмотрения обращений, в регистрационно-контрольные формы вносятся сведения о необходимости информирования соответствующего государственного органа, организации.

 

Повторным обращениям при их поступлении в горисполком присваивается очередной регистрационный индекс и в правом верхнем углу первой страницы обращения делается отметка «Повторно», в регистрационно-контрольных формах указываются индекс и дата поступления предыдущего обращения. При регистрации повторных обращений к ним приобщаются все предшествующие обращения за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения.

 

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в горисполком, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

 

На письменных обращениях, полученных от граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц на личном приеме, проставляется штамп «С личного приема».
Регистрация устных обращений, поступающих к руководству горисполкома, осуществляется по данным, внесенным в карточки личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, оформленные согласно приложению 3.

 

 

ГЛАВА 3

ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ

 

Письменные обращения и бумажные копии электронных обращений не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день передаются работниками сектора председателю, первому заместителю председателя, заместителям председателя, управляющему делами горисполкома.

 

Председатель горисполкома, первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами горисполкома поручают в форме резолюций рассмотрение обращений граждан и юридических лиц должностным лицам структурных подразделений горисполкома, организаций в соответствии с их компетенцией.

 

Резолюция, как правило, оформляется на отдельном листе, прилагается к обращению и является его составной частью. Резолюции присваивается регистрационный номер обращения с указанием даты ее подписания.

 

На обращениях не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения поручения.

 

Проекты резолюций председателя горисполкома, первого заместителя председателя, заместителей председателя горисполкома, управляющего делами горисполкома могут подготавливаться специалистами сектора совместно с руководителями структурных подразделений горисполкома.

 

При подготовке проектов резолюций уполномоченные лица руководствуются Законом Республики Беларусь от 10 января 2010 года «О местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь», перечнем государственных органов, иных организаций, ответственных за рассмотрение обращений по существу в отдельных сферах жизнедеятельности населения, утвержденным Указом №498, другими нормативными правовыми актами, положениями о структурных подразделениях горисполкома, положениями (уставами) организаций.

 

Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает руководство горисполкома. Данное решение оформляется в форме резолюции.

 

По письменному, электронному обращению руководством горисполкома принимается одно из следующих решений:

 

о рассмотрении обращения по существу в горисполкоме или направлении на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией;

 

об оставлении обращения без рассмотрения по существу;

 

о прекращении рассмотрения обращения по существу в случае отзыва заявителем обращения;

 

о принятии обращения к сведению.

 

Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти дней возвращаются сектором (структурным подразделением горисполкома) заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.

 

Направление в государственные органы, организации письменных, электронных обращений с сопроводительными письмами, уведомлений заявителям осуществляется уполномоченным должностным лицом горисполкома на их почтовые адреса, адреса электронной почты, а в случае отсутствия сведений об электронных адресах бумажные копии электронных обращений, сопроводительные письма к ним направляются простым почтовым отправлением.

 

Резолюции руководства горисполкома, руководителей структурных подразделений горисполкома должны содержать четкие и конкретные указания исполнителю (исполнителям) о порядке рассмотрения обращения, направлении или подготовке ответа заявителю.

 

В случаях, когда резолюцией руководства горисполкома определено несколько исполнителей, лицом, ответственным за направление ответа либо подготовку заявителю ответа по существу, является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.

 

Рассмотрение по существу письменных, электронных обращений, направленных в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией, может быть поставлено на контроль в горисполкоме по решению руководства горисполкома.

 

Основаниями для постановки на контроль письменных, электронных обращений могут являться содержащиеся в них:

 

сообщения о нарушении нрав, свобод и (или законных интересов заявителей;

 

сообщения о нарушениях актов законодательства, недостатках в работе организаций (должностных лиц);

 

ходатайства о содействии в поддержке социально уязвимых категорий граждан;

 

вопросы по общественно значимым проблемам;

 

иные сведения.

 

На контроль ставятся все повторные обращения, а также коллективные обращения тридцати и более граждан.

 

Все письменные обращения и бумажные копии электронных обращений после рассмотрения руководством горисполкома возвращаются в сектор.

 

Письменные обращения в оригинале (копии), электронные обращения или их бумажные копии с резолюциями руководства горисполкома направляются в структурные подразделения горисполкома, государственные органы, организации уполномоченным должностным лицом горисполкома.

 

Копии таких обращений остаются в секторе. Уведомление заявителям о направлении обращений на рассмотрение в государственные органы, организации направляется сектором в виде почтового письма.

 

Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается руководством горисполкома на основании заключений, подготовленных структурными подразделениями горисполкома в соответствии с их компетенцией, завизированных заведующим сектором и при необходимости заведующим юридическим сектором горисполкома.

 

В течение пяти дней заявителю при наличии данных о его месте жительства (месте пребывания) и (или) месте работы (учебы) либо месте нахождения направляется письменное уведомление об оставлении обращения без рассмотрения по существу, за исключением случая, предусмотренного абзацем седьмым пункта 1 статьи 15 Закона, которое подписывается должностным лицом, принявшим решение, или уполномоченным им должностным лицом. Заявителю разъясняется порядок обжалования решения об оставлении обращения без рассмотрения по существу в соответствии со статьей 20 Закона.

 

Заключение с проектом уведомления заявителя в течение пяти дней со дня регистрации обращения сектором передается руководству горисполкома для принятия решения об оставлении обращения без рассмотрения по существу, которое излагается в форме резолюции.

 

В случае получения письменного, электронного заявления об отказе гражданина от своего письменного или электронного обращения решение о прекращении рассмотрения принимается руководством горисполкома.

 

Сектором возвращаются заявителю оригиналы документов, приложенных к обращению.

 

Ответы заявителям не направляются по обращениям, принятым к сведению руководством горисполкома, которые не содержат каких-либо рекомендаций, требований, ходатайств, сообщений о нарушении актов законодательства, недостатках в работе организаций либо при наличии в них только благодарности.

 

Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается руководством горисполкома.

 

Обращения, поступившие в горисполком с предписаниями, поручениями государственных органов (должностных лиц) и поставленные ими на контроль, повторные обращения, обращения в которых обжалуются ответы на обращения и решения по обращениям, данные структурными подразделениями горисполкома и подчиненными организациями и предприятиями, а также обращения, в которых изложены вопросы, относящиеся к компетенции нескольких структурных подразделений горисполкома, рассматриваются руководством горисполкома.

 

Руководством горисполкома по результатам проверки сведений, содержащихся в обращении заявителя, который не удовлетворен результатами рассмотрения обращения в структурных подразделениях горисполкома, подчиненных (подотчетных) организациях, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов выдается обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов (далее – предписание).

 

Предписание, выдаваемое руководством горисполкома, уведомление заявителю о его направлении подготавливаются структурным подразделением горисполкома, которому поручено рассмотрение обращения, визируются его руководителем.

 

Предписание оформляется по форме согласно приложению 4. В предписании отражается обязательность разрешения вопроса по существу, причины, по которым изложенный вопрос может быть решен положительно, а также может устанавливаться срок его исполнения.

 

Предписание за регистрационным номером обращения направляется простым почтовым отправлением или с использованием средств электронной связи.

 

Государственные органы, организации, рассматривающие обращения, поставленные на контроль в горисполкоме, предписания, дают ответ заявителям в сроки, установленные статьями 17, 20 Закона, течение которых начинается со дня регистрации обращения (предписания) в государственном органе, организации, и в течение трех дней со дня рассмотрения обращения (исполнения предписания) информируют горисполком о результатах рассмотрения обращения (предписания) с указанием сведений о направлении ответа (информации) заявителю (или предоставляют копию ответа (информации) заявителю) с отметкой об исполнителе.

 

Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона, течение которых начинается со дня регистрации обращения в горисполкоме, в случае, если ответ на обращение дает руководство горисполкома.

 

Руководством горисполкома, исходя из объема разрешаемых вопросов, может устанавливаться сокращенный срок рассмотрения обращения.

 

Контрольный срок рассмотрения обращения в 15 календарных дней (если руководством горисполкома не определен иной срок) устанавливается сектором.

 

При необходимости рассмотрения письменного, электронного обращения с учетом его дополнительного изучения и проверки, запроса дополнительных материалов, выезда на место обращение рассматривается не позднее одного месяца со дня его регистрации в горисполкоме (структурном подразделении горисполкома).

 

В случае необходимости исполнитель до истечения пятнадцатидневного контрольного срока рассмотрения обращения сообщает о мотивах изменения контрольного срока работникам сектора.

 

В этом случае контрольный срок может быть продлен работником сектора с обязательным внесением изменений контрольного срока в соответствующую регистрационно-контрольную форму. При отсутствии в секторе информации исполнителя о необходимости продления срока рассмотрения обращения до месяца их руководителям направляются сообщения о пропуске контрольного срока.

 

Срок рассмотрения обращения, определенный руководством горисполкома может быть продлен по решению руководства горисполкома на основании письменного ходатайства исполнителя.

 

Уведомление о продлении контрольного срока рассмотрения обращения (до одного месяца) заявителю не направляется.

 

В случаях, предусмотренных частью второй пункта 3 статьи 17 Закона, решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается руководством горисполкома на основании письменного ходатайства исполнителя.

 

Уведомление заявителю о причинах превышения месячного срока и сроках совершения определенных действий (выполнение работ, оказание услуг) за подписью руководителя или уполномоченного им должностного лица не позднее пяти дней со дня принятия решения о продлении срока рассмотрения обращения направляется сектором или исполнителем.

 

Об изменении срока рассмотрения обращений сообщается государственным органам, организациям, у которых обращение находится на контроле.

 

Коллективные обращения тридцати и более заявителей по вопросам, входящим в компетенцию горисполкома, рассматриваются с выездом на место, если иное не вытекает из этих обращений. Выезд на место оформляется актом.

 

При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.

 

Повторные обращения, в том числе внесенные в книгу замечаний и предложений горисполкома, не содержащие новых обстоятельств, имеющих значение для рассмотрения обращения по существу, признаются необоснованными руководством горисполкома на основании заключений, подготовленных (подписанных) руководителем структурного подразделения, ответственного за рассмотрение обращения, завизированных заведующим сектором, заведующим юридическим сектором горисполкома.

 

Решение о прекращении с заявителем переписки и оставлении обращения без рассмотрения по существу принимается руководством горисполкома.

 

Заявителю письменно сообщается, что его повторное обращение необоснованно и переписка с ним по данному вопросу прекращается.

 

При поступлении повторного обращения от заявителя, переписка с которым прекращена, решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу принимается руководством горисполкома без уведомления об этом заявителя.
В случае, если повторное обращение поступило в горисполком из вышестоящего государственного органа, и поставлено им на контроль, структурным подразделением горисполкома подготавливается информация о том, что с заявителем прекращена переписка, с приложением копии ответа заявителю на обращение по существу.

 

В ответах заявителю, систематически направляющему в горисполком, структурные подразделения горисполкома необоснованные обращения, а также обращения, содержащие заведомо ложные сведения, могут быть даны разъяснения статьи 19 Закона.

 

Письменные, электронные обращения считаются рассмотренными по существу, если решены все изложенные в них вопросы, при необходимости приняты надлежащие меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителей и им направлены письменные ответы.

 

Письменные ответы на письменные, электронные обращения должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 1 статьи 18 Закона.

 

По каждому случаю нарушения порядка рассмотрения обращения в подчиненных (подотчетных) государственных органах, организациях руководством горисполкома направляется руководителю указанного государственного органа, организации представление о привлечении в установленном порядке к дисциплинарной ответственности должностных лиц и их работников, виновных в нарушениях, либо в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, принимается решение о привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей указанных государственных органов, организаций.

 

Проект представления по форме согласно приложению 5 подготавливается структурным подразделением горисполкома, рассматривающим обращение.

 

По установленным в ходе рассмотрения обращения фактам нарушения законодательства об обращениях граждан и юридических лиц уполномоченные должностные лица горисполкома составляют протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных статьями 9.13 и 9.24 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

 

Исполнителями представляются в сектор подписанные ответы заявителям, информации, направляемые в государственные органы, организации, средства массовой информации, у которых рассмотрение обращений находится на контроле, о результатах рассмотрения обращений, материалы, содержащие заключения по изложенным в обращениях доводам и обстоятельствам, с приложением подтверждающих документов, а также сведения о мерах, принятых по решению вопросов, изложенных в обоснованных обращениях.

 

Информации по существу вопросов, изложенных в обращениях, направленных в государственные органы, организации согласно резолюциям руководства горисполкома, по которым не требуется направления ответов заявителям, представляются в горисполком в месячный срок, если иное не указано в поручении руководства горисполкома.

 

Регистрация поступающих в сектор ответов осуществляется работником сектора путем проставления даты поступления в электронной контрольно-регистрационной карте.

 

Письменные ответы заявителям на письменные обращения, в том числе внесенные в книгу замечаний и предложений горисполкома, ответы на электронные обращения, рассматриваемые в горисполкоме, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям руководства горисполкома и подписываются руководством горисполкома.

 

В случае, если по результатам решения изложенных в обращении вопросов заявителем сделана на оригинале его обращения запись о совершении необходимых действий (выполнении работ, оказании услуг) или составлен отдельный документ, подтверждающий совершение этих действий, ответ заявителю может не направляться.

 

Ответы в вышестоящие государственные органы, организации по поставленным на контроль обращениям, в том числе поступившим в горисполком с предписаниями, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям руководства горисполкома и подписываются руководством горисполкома.

 

Ответы лицам, должности которых включены в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 8 ноября 2001г. № 644 «Об утверждении кадрового реестра Главы государства Республики Беларусь», поставившим рассмотрение обращения на контроль, о результатах рассмотрения обращений визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям руководства горисполкома и подписываются председателем горисполкома, первым заместителем председателя.

 

Документы для визирования в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, представляются должностным лицам не позднее двух рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения, предписания, представления, поручения.

 

В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, организации, по поставленным на контроль обращениям указываются сведения об уведомлении заявителя о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе.

 

Ответы заявителям оформляются согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 

Датой ответа заявителю является дата его подписания.

 

Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, возвращаются в сектор.

 

Индекс ответа на обращения заявителя, в том числе замечания и (или) предложения, внесенного в книгу замечаний и предложений горисполкома, состоит из индекса дела по номенклатуре дел и индекса обращения.

 

Письменные ответы на письменные, электронные обращения, подписанные руководством горисполкома, направляются заявителям уполномоченным должностным лицом горисполкома по реестру отправки корреспонденции простым почтовым отправлением или в электронном виде на адрес электронной почты заявителя в день подписания либо в первый следующий за ним рабочий день.

 

В случаях, когда по результатам рассмотрения изложенных в обращениях вопросов приняты решения о совершении определенных действий (выполнении работ, оказании услуг), обращения ставятся на контроль по решению руководства горисполкома.

 

Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний осуществляется сектором.

 

Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, возлагается на руководителей структурных подразделений горисполкома, организаций.

 

Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме.

 

Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в горисполком, принимаются руководством горисполкома.

 

Обращение, по которому горисполкомом выдавалось предписание, может быть снято с контроля только после получения горисполкомом информации о его исполнении.

 

По результатам рассмотрения обращений, поставленных в горисполкоме на контроль на основании поручений вышестоящих государственных органов (должностных лиц), предписаний направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока – в сроки, установленные руководством горисполкома.

 

Сведения о ходе рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах, отзыве заявителями своих обращений, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрении обращений, рассмотрении коллективных обращений с выездом на место), изменении сроков рассмотрения обращений, результатах их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения государственным органам, организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки), о выдаче предписания, представления и их исполнении должны точно и своевременно отражаться в соответствующих регистрационно – контрольных формах работниками сектора.

 

Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений горисполкома, вносятся своевременно в указанную книгу лицом, ответственным за ее ведение и хранение в горисполкоме.

 

После окончательного разрешения поставленных в обращении вопросов на последнем ответе на обращение проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

 

В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданном в письменной или электронной форме (его копии на бумажном носителе).

 

После решения вопросов, изложенных в книге замечаний и предложений горисполкома, на копии ответа заявителю, остающейся в делопроизводстве, проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.

 

 

ГЛАВА 4

ПОРЯДОК ЛИЧНОГО ПРИЕМА

 

Общее руководство личным приемом граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц (далее – личный прием) в горисполкоме осуществляет председатель горисполкома.

 

Личный прием в горисполкоме проводится руководством горисполкома, руководителями структурных подразделений горисполкома по графику, утверждаемому председателем горисполкома.

 

Личный прием руководством горисполкома осуществляется с учетом компетенции должностных лиц, а также принципа первоначального рассмотрения обращения нижестоящим должностным лицом.

 

Первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами горисполкома проводят личный прием не реже одного раза в месяц.

 

При временном отсутствии в день личного приема председателя горисполкома личный прием проводит лицо, исполняющее его обязанности. При временном отсутствии в день личного приема первого заместителя, заместителей председателя горисполкома управляющий делами горисполкома по согласованию с председателем горисполкома определяет другое должностное лицо, которое обеспечит своевременное и надлежащее выполнение функций временно отсутствующего должностного лица.

 

Если на день личного приема приходится государственный праздник или праздничный день, объявленный Президентом Республики Беларусь нерабочим, день личного приема переносится на следующий за ним рабочий день.

 

График личного приема в горисполкоме, проводимого первым заместителем председателя, заместителями председателя, управляющим делами горисполкома, руководителями структурных подразделений горисполкома, с указанием времени и места его проведения размещается в общедоступных местах (на информационных стендах, табло и (или) иным способом) в здании горисполкома, других обособленных помещениях, на официальном сайте горисполкома в глобальной компьютерной сети Интернет, публикуется в местных средствах массовой информации.

 

Организацию личного приема руководством горисполкома обеспечивает сектор, руководителей структурных подразделений горисполкома – уполномоченные ими должностные лица.

 

Личный прием председателя горисполкома проводится, как правило, по предварительной записи. Порядок ее осуществления размещается в общедоступных местах (на информационных стендах, табло и (или) иным способом), официальном сайте горисполкома в глобальной компьютерной сети Интернет.

 

Предварительную запись на личный прием председателем горисполкома, осуществляют работники сектора при обращении граждан, их представителей, представителей юридических лиц лично, по телефону либо по письменному или электронному обращению.

 

Предварительная запись на очередную дату личного приема заканчивается за 3 рабочих дня до даты указанного личного приема.

 

В целях обеспечения качественного и организованного проведения личного приема при осуществлении предварительной записи работниками сектора выясняется существо вопроса, мотивы обращения, а также иные необходимые для организации личного приема сведения, даются необходимые консультации и разъяснения о компетенции должностных лиц горисполкома, структурных подразделений горисполкома, государственных органов, организаций, порядке рассмотрения обращений.

 

Предварительная работа по организации личного приема проводится работниками сектора во взаимодействии с заместителями председателя горисполкома, управляющим делами горисполкома, руководителями структурных подразделений горисполкома, организаций в соответствии с их компетенцией.

 

При необходимости заведующий сектором вправе запрашивать от структурных подразделений горисполкома, других государственных органов, организаций необходимые сведения, заключения и справочные материалы по существу обращения.

 

В ходе предварительной записи, изучения представленных материалов, работники сектора определяют и согласовывают с председателем горисполкома необходимость участия в приеме руководителей (заместителей руководителя, иных работников) структурных подразделений горисполкома, иных государственных органов, организаций, решают вопросы по обеспечению надлежащей организации личного приема.

 

Список граждан, их представителей, представителей юридических лиц, включенных на личный прием по предварительной записи (далее – список), формируется за три рабочих дня до установленной его даты и представляется должностному лицу, ведущему личный прием, вместе с заключениями и справочными материалами по существу обращения.

 

Сектор обеспечивает извещение граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, о дате и времени личного приема, как правило, по телефону, должностных лиц, участвующих в проведении личного приема, – путем направления списка по электронной почте на электронный адрес организации, по факсу либо по телефону.

 

Гражданин, в том числе индивидуальный предприниматель, его представитель, представитель юридического лица принимается в назначенный для личного приема день в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего его личность. Представитель дополнительно предъявляет документ, подтверждающий его полномочия.
Личный прием в горисполкоме проводится в комнате личного приема по адресу: г.Новополоцк, ул.Молодежная, 74, каб.105, в структурных подразделениях горисполкома – в служебных помещениях их руководителей.

 

При проведении личного приема в комнате личного приема горисполкома по распоряжению председателя горисполкома могут применяться технические средства (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемка). Заявители уведомляются об этом путем размещения объявления на информационном стенде в помещении для ожидания личного приема и табличках в комнате личного приема. При проведении личного приема в служебных помещениях должностными лицами, осуществляющими его, могут применяться технические средства (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемка) с уведомлением об этом заявителей.

 

Выездные личные приемы проводятся руководством горисполкома, в соответствии с графиком, утвержденным председателем горисполкома.

 

О месте и времени выездного приема, порядке предварительной записи население информируется в средствах массовой информации.

 

Учет принятых на личном приеме граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, а также контроль за рассмотрением обращений осуществляется в секторе в автоматизированной (электронной) форме.

 

Контроль за исполнением поручений, данных в ходе личного приема руководством горисполкома, осуществляет сектор.

 

Другие должностные лица, проводящие личный прием, организуют контроль самостоятельно.

 

О результатах выполнения поручений руководства горисполкома по обращениям заявителей, поступившим на личном приеме, исполнители информируют заявителя и должностное лицо, проводившее прием, в сроки, установленные для рассмотрения письменных обращений, если иной срок не определен должностным лицом, проводящим личный прием.

 

Исполненные поручения по обращениям, поступившим в ходе личного приема, снимаются с контроля по решению должностных лиц, проводивших личный прием.

 

Личный прием в секторе с целью разъяснения заявителям организационных вопросов работы с обращениями, порядка личного приема в горисполкоме, а также справочно-консультационного характера ведется ежедневно в течение рабочего дня.

 

 

ГЛАВА 5

КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ. ВЕДОМСТВЕННАЯ ОТЧЕТНОСТЬ.

АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ

 

Контроль за рассмотрением письменных и электронных обращений ведется сектором с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля.

 

Обращения, поступившие в горисполком, ежеквартально анализируются сектором, обобщаются в виде информационной записки, данных о количестве и характере поступивших в горисполком обращений по формам согласно приложениям 6, 7 к настоящей Инструкции и передаются руководству горисполкома, руководителям структурных подразделений горисполкома в целях своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, организаций, решения наиболее острых социально значимых вопросов населения, мониторинга общественного мнения о работе исполнительных и распорядительных органов.

 

Для предоставления статистической отчетности в Витебский областной исполнительный комитет сектором осуществляется ежедневно сбор и формирование ведомственной отчетности о количестве обращений, поступивших в горисполком, ежеквартально – об обращениях, поступивших в городской и Боровухский поселковый исполнительные комитеты, о привлечении к ответственности должностных лиц по формам, утвержденным решением Витебского областного исполнительного комитета.

 

 В целях совершенствования организации работы с обращениями, своевременного выявления причин, порождающих нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, изучения общественного мнения вопросы работы с обращениями рассматриваются на заседаниях горисполкома. На официальном сайте горисполкома в глобальной компьютерной сети Интернет размещаются ответы на наиболее часто поднимаемые в обращениях вопросы.

 

 Горисполком осуществляет проверки соблюдения подчиненными государственными органами, организациями порядка рассмотрения обращений в рамках ведомственного контроля.

 

 

ГЛАВА 6

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ

 

 Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел горисполкома.

 

Копии ответов гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений горисполкома, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в определенное дело по номенклатуре дел горисполкома и хранятся в секторе.

 

Дела с обращениями формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.

 

В случае поступления повторных обращений они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями и документами, связанными с их рассмотрением.

 

При формировании дел с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направлений документов в дела, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются, они возвращаются исполнителю на доработку.

 

Срок хранения письменных, электронных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, – 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего обращения). Экспертной комиссией горисполкома может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

 

Книга замечаний и предложений горисполкома после окончания ведения хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года – в течение 5 лет в архиве горисполкома.

 

По истечении установленных сроков хранения обращения и документы, связанные с их рассмотрением, книга замечаний и предложений горисполкома подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством.

 

 

* * *

 

ДРУГИЕ КАТЕГОРИИ РУБРИКИ

 

Обращения граждан и юридических лиц

 

Электронные обращения
 

Порядок рассмотрения обращений

 

График личного приема граждан и юридических лиц

 

Порядок приёма граждан и юридических лиц

 

Телефон горячей линии. Книга замечаний и предложений

 

Административные процедуры. Одно окно

 

Основные нормативные правовые акты

 

Вопрос-ответ

 
Ими гордится Новополоцк
Вопрос-ответ
Одно окно
Обращения граждан и юридических лиц
Вакансии
ТЕЛЕПЕРЕДАЧИ ВЕКТОР-ТВ
http://www.president.gov.by
http://government.gov.by
Совет Республики Национального собрания Республики Беларусь
Палата представителей Национального собрания Республики Беларусь
http://www.ncpi.gov.by/ncla/debur/
Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь
http://www.government.by/ru/rus_businessacts_20.html
http://export.by/
http://www.vitebsk-region.gov.by/
http://president.gov.by/press10664.html
ОБЩЕГОСУДАРСТВЕННАЯ АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА [Единый портал электронных услуг]
НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ЭЛЕКТРОННЫХ УСЛУГ
55 добрых дел к юбилею города
Новополоцкий центр предпринимательства и недвижимости

Яндекс цитирования

   Все права защищены Законом Республики Беларусь.
   При использовании материалов сайта ссылка на источник обязательна


Рекомендуемое разрешение экрана 1280х1024
Дизайн ИЦ ПГУ